tarikh merentas desa akan dipilih pada hari cuti hujung minggu supaya tidak mengganggu sesi pembelajaran. Laluan larian akan ditetapkan beberapa hari sebelum
berlangsung dan ianya adalah tidak tetap untuk setiap tahun. Setiap laluan dan simpang akan ditandakan dengan petunjuk bagi memudahkan laluan diketahui. Terdapat juga sukarelawan dari kalangan guru sendiri yang akan mengawal laluan atau persimpangan. Laluan yang dipilih selalunya adalah jalan-jalan kecil melalui kebun-kebun, ladang-ladang dan kampung-kampung.
Acara akan bermula awal pagi, di antara pukul 8 pagi sehingga 9 pagi. Kesemua pelajar dikehendaki memakai pakaian sukan lengkap dengan kasut sukan. Sebelum acara bermula, pelajar akan pergi ke kaunter yang ditetapkan untuk menandakan kehadiran. Pelajar yang tidak menghadirkan diri akan diambil tindakan susulan. Pelajar
yang mempunyai penyakit dan kurang upaya boleh meminta untuk menarik diri dari menyertai acara merentas desa.
Kesemua pelajar yang sudah menandakan kehadiran akan berkumpul pada garis permulaan dengan pelajar perempuan berada pada barisan yang lebih ke hadapan. Ini kerana pelajar perempuan akan dilepaskan lebih awal dari pelajar lelaki bagi memberi sedikit muka dan kelonggaran. Terdapat sesetengah sekolah yang sangat baik hati menetapkan laluan yang lebih pendek untuk pelajar perempuan.
Motif acara ini adalah setiap pelajar perlu berlari untuk sampai seawal mungkin ke garisan penamat. Setelah kesemua pelajar telah dilepaskan, sukarelawan akan mengawasi setiap pelajar yang sedang berlari. Pelajar tidak dibenarkan untuk berhenti di mana-mana kawasan di luar laluan merentas desa. Pelajar harus menamatkan larian sehingga ke garisan penamat walau dengan apa cara sekalipun. Walaupun ianya adalah satu perlumbaan, pelajar dibenarkan untuk berjalan kaki jika kepenatan. Antara perkara paling dilarang adalah pelajar berlari balik ke rumah tengok TV.
Pemenang akan dikira berdasarkan siapa yang berjaya sampai ke garisan penamat. Selain tempat pertama, kedua dan ketiga, terdapat juga hadiah saguhati untuk 100 pelajar yang pertama sampai. Setiap kategori hadiah diasingkan mengikut jantina. Pelajar yang berjaya menamatkan larian sehingga ke garisan penamat akan diberikan makanan dan minuman untuk dibawa balik. Kalau tak nasi lemak, bihun goreng. Air konfem oren.
